顔の見えないコミュニケーション＝メール。
新型コロナウイルスの蔓延で、にわかリモートワーカーの皆さんにおかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
というわけで、世の中寝ても覚めてもオンラインミーティングなわけですよ。Zoomの脆弱性が心配で夜も眠れない方もいるわけですよ。で、昨今盛んに行われているオンラインミーティング。なんかのツイートで読んだんだけど、「表情がわかりづらくて、考えが読み取れない」と、察して文化の日本的なお悩みを持つワークフロムホーム勢が結構いらっしゃるようで。個人的にはオンラインミーティングは別に誰それの表情を見て何を考えているのかを読み取るのが大事だと思ってはいないので、特になんとも思わないんですけどね。まあ考えてみれば今の仕事を始めた時点で、メールや何やとインターネットがすでに存在していたので、仕事はほぼ基本メールだった。FAXなんて使ったことないし、原稿がバイク便で届いたりとかも覚えがない。
でもメールでのやり取りが基本なので、相手の顔は常に見えない。メール本文を通してうっすらと浮かぶ相手の顔色を読んで仕事をしていくという状況に身を置いてきた。いまだに顔を見たことはないものの、これまでに築いてきた良い関係で、メール上で気さくに話すことのできる間柄の担当者さんやコーディネータさん、PMさんなんかがいたりする。そんなもんだから、件の「表情が見えづらいオンラインミーティングは苦手」みたいな意識をあまり感じたことはない。電話はめっちゃ苦手ですが。
ただだからといって、メールの文面を作成するのが大得意です、というわけでもない。できるだけ自分なりにこれまでの社会人経験を通じて培ってきたものを総動員して書くわけで、メールはメールでなかなかに難しいライティングだとは思っている。あ、日本語ね。
最近、メールについて自分なりに得た知見をまとめてみたので、備忘録としてここに書いてみる。
敬語には気をつけるべし
「ご利用できません」とか「ご承知おきください」とか「了解いたしました」とか、さらっと使ってしまいがち（自分だけかもしれないが）だけど、この辺りには地雷が潜んでいる。きちんとした敬語を使わないと「だいじょぶ？この人」とか思われて「教養ないのね」と感じられてしまうので、敬語は意識してきちんと身につけたい。特に日本語は敬語と言っても尊敬語や謙譲語が存在するので、そのへんはきちんとおさえておきたいものだ…と思っている。
ご利用になれません、お含みおきください、承知いたしました…と、正しく表記しましょうということで、ひとつ。
件名は本文をサマライズすべし
件名で「ああ、あの話ね」とひと目で理解できるようにする必要あり。何分みなさんお忙しいですから、件名を見ただけで返信内容が浮かぶくらいにしたい。懸命に[打診]とか[お伺い]とか[ご確認]とか書いてあるととても助かりますね。
要点を最初に持ってくるべし
日本語の構造上、起承転結を思い浮かべてだらだらと文章を続けがちですが、そんなんでは読み手が疲れるわけです。で、何が言いたいのよ？？と。なので、メールを送っている目的をまず最初に持ってきてあげて、その後で詳細なり理由を書けばよろし。理由より結論。スパッと。
書き言葉で書くべし
友達同士のメールとかなら何だって良いんですけど、社外の取引先とかに出すビジネスメールで「～しときます」とか「～してます」とか書くと、読み手の眉毛が動いてしまう可能性あり。そうすると、売れるものも売れなくなってしまう可能性ありなわけで、そこもきっちり書き言葉で詰めておけば安心なのです。
書いた文章は読み返すべし
肉も魚も訳文も、寝かす。寝かすことが大事。寝かして読み返す。そうすると視点を変えて見ることができる。誤記をなくせる。情報もプラスできる。
一文は短くすべし
だらだら続く文章は読みにくいので短くまとめる。短くまとめるときちんと説明できます。～ですが、～ので、の多用に気をつけるべし。だらだらと文章を長く続けてしまうことになるので。
まあどれも「当たり前じゃん」なことばかりかもですが、ここに書いておいてたまに見返すことで自分の癖とかも意識できるかなと思ったので。
